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巧用小软件批量修改多个文档格式

发布时间:2020-02-10 22:43:08 阅读: 来源:调节阀厂家

企业中各种文件处理任务繁多,而且企业中的文件有个特点,就是文档的格式差不多,主要是内容有一些小变化。比如通知等其实只要修改很少的部分就可以了。办公室的小张批量修改文档格式的效率非常高,别人问他诀窍,他说全赖几个小软件。

1.批量替换文档内容

领导要求把所有通知中原定于3号的会议提前到2号,小张发现用“全能字符串批量替换机”来完成这项工作,简直就是小菜一碟。

软件安装后,在其安装文件夹下运行Chrep即可,界面如图1所示。单击“目录添加”按钮,并指定文件后缀名为DOC,把需要修改的Word文档加入其中,如果这些文档不在一个文件夹当中,也可以通过上面的“添加”按钮一一添加,添加完成后,勾选列表中的Word文档,然后单击下方的“添加”按钮,双击“查找串”,输入“3号”,再双击“替换串”,输入“2号”,最后单击“批量替换”即可。

该软件支持的文档格式有TXT、Htm、PPT、Rtf等。

2.批量设置页眉、页脚

领导拿到通知,觉得有点不满意,他说加上页眉和页脚才更为漂亮,小张赶紧使用DocAddHead这款软件,如图2。

首先把要处理的Word文档放在同一个文件夹下,然后在左侧窗口中打开此文件夹,则Word文档自动加入右侧列表中,在“页眉内容”、“页脚内容”中分别输入内容后,单击“开始添加”,瞬间即可完成。

3.批量加水印

交给领导审阅,领导发话了:“这是重要的通知,加上水印才能显出它们的重要性。”已有了准备的小张利用DocWatermark这款软件,很快就搞定!

单击右上角的关闭程序即可打开主界面,如图3所示。单击“添加文件”或“添加目录”按钮,加入需要批量加水印的Word文档,然后根据要求选择是图片水印还是文字水印,并设置水印的格式,设置完成后单击“批量处置”按钮即可。

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